Encümen Müdürlüğü
Görevin Kısa Tanımı:
Encümen Müdürlüğü, İl Genel Meclisi ile İl Encümeni’nin toplantılarına ait gündemin ve eklerinin düzenli bir şekilde sunulması, raporların kaydının yapılarak yazılması, kontrolü, imzalatılması, kesinleştirilmesi, usulüne uygun olarak ilan edilmesi, duyurulması, üyelerin huzur hakları ile ilgili puantajların ve yoklama cetvellerinin düzenli bir şekilde tutulması ile birimini ilgilendiren mevzuatın takibi ve uygulanmasının sağlanmasından sorumludur.
Encümen Müdürlüğü, İl Genel Meclisi ile İl Encümeni’nin toplantılarına ait gündemin ve eklerinin düzenli bir şekilde sunulması, raporların kaydının yapılarak yazılması, kontrolü, imzalatılması, kesinleştirilmesi, usulüne uygun olarak ilan edilmesi, duyurulması, üyelerin huzur hakları ile ilgili puantajların ve yoklama cetvellerinin düzenli bir şekilde tutulması ile birimini ilgilendiren mevzuatın takibi ve uygulanmasının sağlanmasından sorumludur.
Görevin Genel Tanımı:
İl Genel Meclisi İle İlgili Görevleri :
1. Mevzuat gereği, mecliste yapılacak seçimlerle ilgili hazırlıkları yapmak,
2. İl Genel Meclisin toplanması ile ilgili ilan ve duyuruların süresinde yapılmasını ve ilgililere ulaştırılmasını sağlamak,
3. İl Genel Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin Divan’a düzenli bir şekilde sunulmasını sağlamak,
4. İl Genel Meclisi Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrini takip etmek,
5. Komisyonlarda düzenlenen raporların kaydının yapılıp, rapor ve eklerinin çoğaltılmasını, İl Genel Meclis üyeleri ve ilgililere zamanında dağıtılmasını sağlamak,
6. İl Genel Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının yapılarak zapta geçirilmesini sağlamak,
7. Zabıtlara, uygun olarak İl Genel Meclisi kararlarını yazmak, kontrol etmek, İl Genel Meclisi Kâtip ve Başkanına imzalatmak,
8. İl Genel Meclis kararlarının Valiliğe süresi içerisinde sunulmasını ve takibini sağlamak,
9. İl Genel Meclis kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesini ve İl Genel Meclisi üyelerine duyurulmasını sağlamak,
10. İl Genel Meclisi başkan ve üyeleri ile İhtisas Komisyonlarının çalışmalarına müteakip ödenecek huzur hakları ile ilgili puantajları hazırlamak ve tahakkuk işlemlerini yapmak,
11. İl Genel Meclis Üyelerinin yoklama cetvellerinin düzenli bir şekilde tutulmasını sağlamak,
12. İl Genel Meclis Başkanı tarafından komisyonlara havale edilen önerge, yazı ve benzeri evrakları ilgili komisyon başkanlarına ulaştırmak,
13. Komisyonların diğer kamu kurum ve kuruluşları ile yapacağı yazışmaları düzenleyip koordine etmek,
14. Komisyonlarca hazırlanan raporların yazılıp imzalanmasını ve İl Genel Meclis Başkanlığına ulaştırılmasını sağlamak,
15. İhtiyaç duyulması halinde Komisyona yardımcı olmak üzere teknik eleman ve bilirkişi temini için gerekli çalışmaları yapmak,
16. İl Genel Meclis üyelerinin ve İhtisas Komisyonlarının İl Genel Meclisi faaliyetleri için gereken ihtiyaçlarının karşılanması ve binek araçların temin edilmesinde organizasyonu ve irtibatı sağlamak,
17. İl Özel İdaresinin görev alanıyla ile ilgili konularda faaliyet gösteren ulusal ve uluslararası teşekkül ve organizasyonlara üye veya kurucu üye olma yönünde alınan İl Genel Meclisi kararı doğrultusunda gerekli olan iş ve işlemleri yapmak,
18. Kamuoyu bilgilendirme bültenlerini hazırlamak,
19. Vali, Genel Sekreter ve mevzuatın öngördüğü iş ve işlemleri yapmak.
İl Genel Meclisi İle İlgili Görevleri :
1. Mevzuat gereği, mecliste yapılacak seçimlerle ilgili hazırlıkları yapmak,
2. İl Genel Meclisin toplanması ile ilgili ilan ve duyuruların süresinde yapılmasını ve ilgililere ulaştırılmasını sağlamak,
3. İl Genel Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin Divan’a düzenli bir şekilde sunulmasını sağlamak,
4. İl Genel Meclisi Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrini takip etmek,
5. Komisyonlarda düzenlenen raporların kaydının yapılıp, rapor ve eklerinin çoğaltılmasını, İl Genel Meclis üyeleri ve ilgililere zamanında dağıtılmasını sağlamak,
6. İl Genel Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının yapılarak zapta geçirilmesini sağlamak,
7. Zabıtlara, uygun olarak İl Genel Meclisi kararlarını yazmak, kontrol etmek, İl Genel Meclisi Kâtip ve Başkanına imzalatmak,
8. İl Genel Meclis kararlarının Valiliğe süresi içerisinde sunulmasını ve takibini sağlamak,
9. İl Genel Meclis kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesini ve İl Genel Meclisi üyelerine duyurulmasını sağlamak,
10. İl Genel Meclisi başkan ve üyeleri ile İhtisas Komisyonlarının çalışmalarına müteakip ödenecek huzur hakları ile ilgili puantajları hazırlamak ve tahakkuk işlemlerini yapmak,
11. İl Genel Meclis Üyelerinin yoklama cetvellerinin düzenli bir şekilde tutulmasını sağlamak,
12. İl Genel Meclis Başkanı tarafından komisyonlara havale edilen önerge, yazı ve benzeri evrakları ilgili komisyon başkanlarına ulaştırmak,
13. Komisyonların diğer kamu kurum ve kuruluşları ile yapacağı yazışmaları düzenleyip koordine etmek,
14. Komisyonlarca hazırlanan raporların yazılıp imzalanmasını ve İl Genel Meclis Başkanlığına ulaştırılmasını sağlamak,
15. İhtiyaç duyulması halinde Komisyona yardımcı olmak üzere teknik eleman ve bilirkişi temini için gerekli çalışmaları yapmak,
16. İl Genel Meclis üyelerinin ve İhtisas Komisyonlarının İl Genel Meclisi faaliyetleri için gereken ihtiyaçlarının karşılanması ve binek araçların temin edilmesinde organizasyonu ve irtibatı sağlamak,
17. İl Özel İdaresinin görev alanıyla ile ilgili konularda faaliyet gösteren ulusal ve uluslararası teşekkül ve organizasyonlara üye veya kurucu üye olma yönünde alınan İl Genel Meclisi kararı doğrultusunda gerekli olan iş ve işlemleri yapmak,
18. Kamuoyu bilgilendirme bültenlerini hazırlamak,
19. Vali, Genel Sekreter ve mevzuatın öngördüğü iş ve işlemleri yapmak.
İl Encümeni İle İlgili Görevleri:
1.İl Encümeni Başkanının emir ve gözetimi doğrultusunda İl Encümeni gündemini hazırlanmak ve hazırlanan gündemi İl Encümeni üyelerine dağıtmak,
2.İl Encümeni toplantılarını ilgililere duyurmak, toplantı salonunu hazırlamak,
3.Görüşülmek üzere İl Encümenine gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgeleri gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere iade etmek,
4.İl Encümeni kararlarını varsa muhalefet şerhleriyle beraber İl Encümeni başkan ve üyelerine imzalatmak,
5.İl Encümeninde verilen kararların raportörlük görevini yapmak veya yaptırmak,
6. İşlemi tamamlanan İl Encümeni karar dosyalarını ilgili birimlere zamanında göndermek,
7.İmzası tamamlanan İl Encümeni kararlarını karar defterine yazmak,
8.2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’na göre İl Encümeni aynı zamanda ihale komisyonu olduğundan, bu komisyonun sekretarya hizmetlerini yürütmek,
9.İl Encümeni başkan ve üyelerinin huzur hakları ile ilgili tahakkuk işlemlerini yapmak.
10.Vali, Genel Sekreter ve mevzuatın öngördüğü iş ve işlemleri yapmak.
1.İl Encümeni Başkanının emir ve gözetimi doğrultusunda İl Encümeni gündemini hazırlanmak ve hazırlanan gündemi İl Encümeni üyelerine dağıtmak,
2.İl Encümeni toplantılarını ilgililere duyurmak, toplantı salonunu hazırlamak,
3.Görüşülmek üzere İl Encümenine gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgeleri gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere iade etmek,
4.İl Encümeni kararlarını varsa muhalefet şerhleriyle beraber İl Encümeni başkan ve üyelerine imzalatmak,
5.İl Encümeninde verilen kararların raportörlük görevini yapmak veya yaptırmak,
6. İşlemi tamamlanan İl Encümeni karar dosyalarını ilgili birimlere zamanında göndermek,
7.İmzası tamamlanan İl Encümeni kararlarını karar defterine yazmak,
8.2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’na göre İl Encümeni aynı zamanda ihale komisyonu olduğundan, bu komisyonun sekretarya hizmetlerini yürütmek,
9.İl Encümeni başkan ve üyelerinin huzur hakları ile ilgili tahakkuk işlemlerini yapmak.
10.Vali, Genel Sekreter ve mevzuatın öngördüğü iş ve işlemleri yapmak.
Rıza KİNİŞEncümen Müdürü
